Webinar organiseren

Zelf een webinar organiseren

Misschien heb je de term ‘webinar’ wel vaker gehoord. Maar weet je ook precies wat het is? Wij leggen jou uit wat een webinar toe kan voegen aan jouw bedrijf of organisatie? Stap voor stap nemen we jou mee in de wereld van webinars, zodat een webinar organiseren ineens haalbaar wordt!

1. Wat is een webinar?
2. Welke soorten webinars zijn er?
3. Wie geven webinars?
4. Wie kijken webinars?
5. Hoe maak je een webinar?
6. Wat kost het om een webinar te produceren?
7. Welke apparatuur heb je nodig om een webinar te maken?
8. Call to action
9. Alles in 1 Webinarstudio van WebinarWinkel

Wat is een webinar?

Informeren en inspireren

Een webinar is een online uitleg of presentatie over een bepaald onderwerp, waarbij geen fysiek publiek aanwezig is. De deelnemers volgen de webinar achter hun computer en kunnen jou zien en horen. Misschien zitten ze netjes in pak op kantoor, in hun woonkamer terwijl ze rondrennende kinderen corrigeren of nippend aan een cappuccino in de plaatselijke espressobar. Hoe dan ook, je kunt je online kijkers – waar ze ook zijn – informeren en inspireren. Kijkers kunnen op hun beurt reageren op jouw vragen of zelf vragen stellen via de live chat. Het is ook mogelijk om de interactie met je kijker aan te wakkeren door middel van quizvragen of polls. Een webinar organiseren brengt je dichter tot de doelgroep.

Webinars tijdens de Corona-pandemie

Het zat er al jaren aan te komen, maar door de Corona-pandemie is het opeens snel gegaan. Veel communicatie die normaliter in een vergader- of trainingsruimte werd gedaan, verplaatst zich naar online varianten. Een webinar organiseren is hiervoor een uitstekende oplossing. We zien dat vooral het onderwijs deze beweging maakt, maar ook veel commerciële communicatie verplaatst zich van beurzen, trade shows en congressen naar online.

Applicaties om uitzendingen mee te maken (zoals OBS) en webinar-platforms (zoals BigMarker) maken het mogelijk om zeer professionele webinars te maken. In combinatie met onze Webi, een compacte en mobiele webinarstudio, ga je professioneel live, zo vaak als je wilt!

Wil je hier meer over weten, neem dan gerust even contact op. We helpen jou om snel en professioneel live te gaan!

Ontwikkeling van webinars

Het woord webinar is een combinatie van web(cast) en (sem)inar, Webinar dus. Een webinar geven is echt iets van deze tijd. Het is hip en happening. Toch kent het webinar al een geschiedenis en is het concept flink veranderd qua vorm en stijl.

Marketing webinars – een webinar organiseren voor het genereren van leads

Later werd het webinar ontdekt als marketinginstrument. Steel de show op internet én maak gebruik van de mogelijkheid tot interactie met je klant. Zie het als een college gecombineerd met verkoop. Je kent het wel: een webinar met tien tips om betere teksten voor je website te schrijven. Veel mensen hebben deze vorm gebruikt en is voor sommigen nog steeds lucratief.

Het nadeel van de sales-webinar is dat het mogelijk irritatie opwekt bij kijkers. Het wordt herkend als verkoopstrategie, waarbij de gegeven tips dienen als ‘lokkertje’.

Content webinars – bouwen aan een relatie

In de webinars van tegenwoordig wordt marketing gebruikt om de verbinding aan te gaan met je doelgroep, zonder dat je iets terug verwacht. In dit geval is een webinar organiseren dus niet direct bedoeld voor sales, maar voor connectie met de klant.

Hoe je dat doet? Door waardevolle en goede content te creëren. Besteed daarom veel aandacht aan een juiste balans tussen geven en nemen. Veel mensen schrijven zich niet in voor een webinar als ze nog niet overtuigd zijn van de meerwaarde. Bied eerst iets waardevols aan en oogst later.

Het weggeven van waardevolle content opent nieuwe deuren. Je investeert in je doelgroep en de kijker leert jou steeds beter kennen. Op deze manier creëer je een gunfactor. Ook investeren in de uitleg over jouw vak(gebied) werpt zo z’n vruchten af. Webinars geven vraagt wat inzet, maar levert ook hele mooie dingen op voor jou en jouw bedrijf.

Talkshows – de vorm van nu

De laatste tijd ontwikkelen webinars zich steeds meer richting talkshows. Hierbij ben je in gesprek met de kijker, maar zitten meerdere mensen in de studio. Eigenlijk komt het erop neer dat er minder dia’s en meer mensen in beeld zijn. De aanwezigen in de studio spreken samen over het onderwerp van het webinar. Noem het een expert interview of geef het een andere naam. Ook hier geldt dat je de gunfactor en expertstatus bereikt met je webinar.

Wie kijken webinars?

Een webinar kijk je vaak niet zomaar: jouw toekomstige kijker moet zich inschrijven voor een webinar of op een bepaalde tijd zijn of haar Facebook of Youtube openen. Zeker nu er steeds meer webinars gegeven worden, vindt het bingewatchen van webinars plaats. De kijker is steeds kritischer en een webinar moet vooraf veelbelovend zijn om de doelgroep voor zich te winnen.

Webinar kijkers hebben voornamelijk een leerbehoefte en zijn nieuwsgierig naar het specifieke onderwerp van het webinar. Veel kijkers zijn dan ook vakprofessionals en ondernemers die webinars volgen over – hoe verrassend – hun vakgebied. Ze willen zichzelf trainen en ontwikkelen op het gebied waar het webinar over gaat. Als een webinar voorziet in een leerbehoefte van een doelgroep, dan wordt de kans op kijkers veel groter.

Steeds meer worden webinars ook ingezet voor trainingen. Hierdoor zijn zowel de reistijd van cursisten als het huren van een trainingsruimte verleden tijd. In veel gevallen wordt er aan de kijkers van zo’n webinar wel een kleine bijdrage gevraagd.

Grotere organisaties of organisaties in een keten, geven webinars om hun interne communicatie efficiënter en effectiever te maken. Het bereik is groter en de personeelsonttrekking is veel lager. Daarnaast zijn webinars ook on demand aan te bieden voor medewerkers die niet aanwezig konden zijn.

Kan ik het ook?

Iedereen is in staat tot het geven van een webinar. Het vraagt tijd en aandacht, maar is ook een unieke kans om in contact te komen met je doelgroep. Presenteer jouw boodschap, product, dienst maar vooral jezélf! Zoals tegenwoordig vaak wordt gezegd: B2B en B2C bestaat niet meer. Het is H2H, oftewel: Human to Human (mens tot mens).

Wat levert een webinar organiseren op?

Om met de deur in huis te vallen: dat verschilt. Het hangt namelijk volledig van het doel af. Wat wil jij met de webinar bereiken?

• Doe je aan training webinars, dan is je doel helder. Je wilt de kijker naar een hoger kennis- of vaardigheidsniveau brengen. Zeker in de tijd van het Corona-virus neemt deze doelstelling een vlucht!
• Heb je als doel Interne Communicatie, dan is het belangrijk dat de kijkers de informatie hebben ontvangen en dat het de uitwerking heeft die je voor ogen hebt. Dit kan goed werken bij een verandertraject, knowledge sharing, company updates etc. We zien dit veel terug bij (grote) organisaties die meerdere vestigingen hebben.
• Geef je een marketing webinar, dan geef je focus aan het onderhouden van contact, het genereren van leads of het verkopen van producten of diensten. Jouw webinar wordt dan een lead generator. Een marketing webinar levert meestal contactgegevens op van de mensen die geïnteresseerd zijn in het onderwerp. Jouw doelgroep dus.

Een webinar is zeker niet alleen geven, maar ook nemen. De interactie met je kijkers is al één groot leermoment. Hierdoor kom je erachter waar zij tegenaan lopen, wat ze zo bezig houdt en welke wensen en behoeften zij hebben. Deze informatie gebruik je vervolgens om jouw diensten en producten te verbeteren.

Het aantal kijkers is hierbij niet heel belangrijk. Het gaat erom hoe waardevol deze kijkers zijn voor jou. Zeker nu er zoveel webinars worden gegeven, is de concurrentie onderling wat sterker. Dit betekent dat je kwalitatief goede webinars moet geven, maar ook dat je de kijkcijfers in de juiste context moet plaatsen. Liever 10 gerichte kijkers, dan 100 algemene.

Hoe maak je een webinar?

Sommige bedrijven en organisaties zien op tegen een webinar organiseren, maar dat is niet nodig. Ben vooral jezelf en maak het authentiek. Fouten maken mag, maar ben open naar je kijkers en zorg voor betrouwbaarheid. Op het moment dat jij overtuigd bent van de dingen die je zegt, raken de kijkers ook overtuigd. En laten we eerlijk zijn: jij bent uniek en een expert in jouw vakgebied. Als jij gelooft in jouw verhaal, dan straalt dat professionaliteit uit!

De weg naar de webinar toe is minstens zo belangrijk – of misschien nog belangrijker – dan het webinar zelf. Om je een beetje op weg te helpen, hebben we hieronder in grote lijnen opgeschreven waar je aan moet denken bij het organiseren van een webinar.

1. Oriëntatie

Voordat je überhaupt met een webinar start, is het van groot belang om jezelf af te vragen wie jouw doelgroep is en welke boodschap je gaat overbrengen. Breng in kaart met welke problemen en obstakels je doelgroep worstelt. Vervolgens bepaal je een oplossing, welke jij tijdens het webinar gaat uitlichten. Zorg voor een belangrijke bijdrage, anders zullen kijkers snel afhaken.

2. Doelstelling

Nu de doelgroep in beeld is gebracht, gaan we nadenken over de vorm en inhoud van jouw webinar. Van abstract naar concreet! Stel geen vage doelen voor jezelf, maar formuleer helder wat je aan je publiek wilt overbrengen. Niet alleen qua kennis en informatie, maar ook welk beeld je van jezelf wilt neerzetten. Wat is jouw profiel? Wat wil je met je webinar bereiken? Welke call to action voeg je toe?

Een goede landingspagina is belangrijk voor jouw webinar. Op deze pagina schrijven deelnemers zich in en is meer informatie te vinden over de onderwerpen. Hierdoor weten de deelnemers vooraf al waar zij aan toe zijn. Zorg ervoor dat ingeschreven deelnemers een mail ontvangen met de link naar de webinar. Tijdens het inschrijfproces ontvangt je direct contactgegevens van de deelnemers, welke weer te gebruiken zijn voor andere doeleinden. Een goede landingspagina maken is soms lastig, maar veel softwarepakketten voor webinars hebben hiervoor een ingebouwde module.

Een webinar moet de nieuwsgierigheid prikkelen. Zorg dus dat er afwisseling is in bijvoorbeeld achtergrondbeelden en camera posities door middel van meerdere camera’s. Een tip van ons: wist je dat je PowerPoint dia’s kunt opslaan als afbeelding? Het is een handige manier om je plaatjes voor te bereiden. Zet wel de beeldverhouding van je dia’s op 16:9. Dat is de standaard videoverhouding. Jouw plaatjes zijn dan mooi beeldvullend.

5. Webinar uitzenden

Tijdens de uitzending ga je op zoek naar ideale balans tussen aandacht aan jouw kant van de camera en de kant van de kijker. Wanneer je webinar begint, is het goed om direct de kijker de aandacht te geven. Je wilt hem of haar zoveel mogelijk betrekken bij het webinar.

6. Follow up

Nadat het webinar is afgelopen wordt vaak iets vergeten: de follow-up. Eigenlijk moet je dit al meenemen en uitdenken bij de eerste fase van een webinar organiseren. Het webinar is namelijk ‘de voorzet’, nu is het zaak de bal ‘in te koppen’. Misschien kreeg je tijdens jouw webinar feedback of kritiek. Daar kun je in je follow-up iets mee doen. Laat ook in je follow-up zien dat je de kijker serieus neemt. Bedenk: tijdens het webinar heb je de expertstatus en de gunfactor verdiend. Daar wil je nu de vruchten van plukken. Met welk aanbod ga je nu komen? Een offer they can’t refuse…

Wat kost het om een webinar te organiseren?

Een webinar organiseren is mogelijk met zowel een heel laag als een heel hoog budget. Gebruik je bijvoorbeeld een webcam of huur je een complete studio af? Een grote studio staat vol professionele en dure techniek, waarbij ook technici aanwezig zijn die het webinar uitzenden. Bij een compleet pakket ben je al gauw vele duizenden euro’s kwijt.

We kunnen ons voorstellen dat de kosten flink oplopen als je elke webinar in een studio wilt organiseren. Je kunt ook zelf een studio inrichten om kosten te besparen. Je hebt dan eenmalig de aanschafkosten en kunt daarna zo vaak als je wilt live gaan. Ook handig voor teleconferencing met bijvoorbeeld Skype. Zo kom je heel professioneel voor de dag! Wil je gebruik maken van speciale webinar software? Dan komen die kosten er nog bij. We hebben een speciaal artikel voor je gemaakt waar allerlei software en platforms genoemd staan.

Welke apparatuur heb je nodig om een webinar te organiseren?

Een webinar organiseren? Dat kan eenvoudig! Een device met internet, een telefoon, tablet of computer is al voldoende. Maar als webinarmaker is het een heel ander verhaal. Naast een goede computer heb je ook een camera, microfoon, licht en internet nodig. We lopen het lijstje even met je door.

Computer

Voor een webinar organiseren heb je dus een computer nodig. Op die computer worden de camera(s), de microfoon(s) en andere apparatuur aangesloten. De computer maakt van al deze bronnen het eindresultaat; de uitzending die de kijker te zien krijgt.

De computer moet van goede kwaliteit zijn. Met name de CPU (processor) en de grafische kracht moet van hoge kwaliteit zijn. En hier geldt: hoe meer je wilt, des te hoger de eisen. Dus als je drie of meer camera’s wilt, dan heb je het neusje van de zalm nodig. Terwijl je voor één camera echt wel met minder kunt. Bekijk hier ons artikel over welke computer je kunt kiezen!

Camera’s

Zoals eerder in dit artikel gezegd: webinars gaan steeds vaker op talkshows lijken. Talkshows inclusief interactie met de kijker. Dat betekent dat er steeds meer mensen in beeld komen. Een webinar organiseren waarbij drie mensen in beeld zijn, is vrij normaal aan het worden.

Bij de keuze voor een camera kun je kiezen voor een standaard webcam of een beweegbare camera. Vanuit onze ervaring adviseren we altijd een beweegbare camera. Waarom? Deze camera’s kunnen draaien, kantelen en zoomen. Een standaard webcam heeft deze extra mogelijkheden niet. In onderstaande video leggen we de meerwaarde uit van een beweegbare camera.

Microfoon

Goede audio is heel belangrijk. Niets is zo storend als een webinar met slecht geluid. Kijkers zullen afhaken wanneer je microfoon het niet goed doet. Bedenk maar eens: we vinden radio luisteren prima (alleen geluid, geen beeld). Maar televisie met storend geluid? Dan zappen we gelijk weg.

Investeer daarom in een professionele microfoon. Dit kan een draadloze microfoon zijn of een lapèl microfoon (ook wel bekend als Lavelier- of dasspeld microfoon). Bedenk wel dat je niet in een dure sound-studio zit. De kans is groot dat het webinar wordt bekeken op een apparaat met medium speakers. Overdrijf het dus niet, maar kies wel een goede microfoon.

Het voordeel van een headset microfoon of een dasspeld microfoon is dat deze altijd in de buurt van je mond blijft, wat je ook doet en waar je ook zit of staat. Het nadeel van een dasspeld microfoon is dat deze minder goed geluid vangt als je je hoofd draait. Dus zit je tussen andere personen in en kijk je veel om je heen, dan kun je beter een headset microfoon gebruiken. Presenteer je alleen? Dan is een dasspeld prima.

Internet

Een webinar wordt via het internet uitgezonden. Snel internet is dan noodzakelijk. Let vooral op je uploadsnelheid wanneer je een webinar wilt uitzenden. Een uitzending in Full HD vergt een uploadsnelheid van zo’n 6 Mbps (megabit per seconde). Wil je tijdens je webinar ook iemand interviewen? Dan heb je nog meer nodig. Je kunt heel gemakkelijk jouw uploadsnelheid checken op www.speedtest.net

Tip: gebruik geen WiFi als je een webinar produceert. Draadloos is soms labiel en kan voor vertraging of uitval zorgen. Sluit dus je internetkabel direct aan op de computer.

Nu ben jij aan de beurt

En, heb je al een idee hoe een webinar organiseren jouw bedrijf of organisatie kan versterken? Geweldig! De mogelijkheden zijn eindeloos. We horen graag jouw ideeën zodat we de juiste tools kunnen selecteren. Heb je onze webinar pakketten al gezien?

Ook kun je een training aanvragen om de kneepjes van het online vak te leren. Zo kun je lekker aan de slag gaan en jouw ideeën in de praktijk brengen. Verras je (toekomstige) klanten met jouw unieke aanbod en kennis.

We kunnen ons voorstellen dat je na zoveel informatie zelf aan de slag wilt met een webinar organiseren. We helpen je graag verder. Dus heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op, via de chat, telefoon of het contactformulier.