Webinar studio

Webinar organiseren

Zelf een webinar maken

Ken je dat? Dat er, door iets te combineren, iets fantastisch ontstaat? Een goede mix van tonen wordt bijvoorbeeld een prachtig akkoord. Zo werkt dat ook met marketing: combineer dit vakgebied met technische mogelijkheden en je creëert een waardevolle webinar.

Misschien heb je de term ‘webinar’ wel vaker gehoord. Maar weet je ook precies wat het is? En wat een webinar voor jou en jouw bedrijf of organisatie kan betekenen? Graag nemen we jou mee in de wereld van webinars. En vertellen we je alles over succesvolle marketing met webinars. Ben jij er klaar voor?

  1. Wat is een webinar?
  2. Welke soorten webinars zijn er?
  3. Wie geven webinars?
  4. Wie kijken webinars?
  5. Hoe maak je een webinar?
  6. Wat kost het om een webinar te produceren?
  7. Welke apparatuur heb je nodig om een webinar te maken?
  8. Hoe organiseer je een webinar?
  9. Call to action

Wat is een webinar?

Informeren en inspireren

Een webinar is een online uitleg of presentatie over een bepaald onderwerp. Je hebt geen fysiek publiek. De deelnemers volgen je webinar achter hun computer en kunnen jou zien en horen. Misschien zitten ze netjes in pak op kantoor, in hun woonkamer terwijl ze rondrennende kinderen corrigeren of nippend aan een cappuccino in de plaatselijke espressobar. Hoe dan ook, je kunt je online kijkers – waar ze ook zijn – informeren en inspireren. Kijkers kunnen op hun beurt reageren op jouw vragen of zelf vragen stellen via de live chat. Je kunt de interactie met je kijker ook aanwakkeren door middel van quizvragen of polls.

Wanneer je een webinar start, kun je jouw diensten en aanbod onder de aandacht brengen. Zo kom je op een creatieve en persoonlijke manier in contact met (toekomstige) klanten.

Welke soorten webinars zijn er?

Het woord webinar is een samentrekking van web(cast) en (sem)inar. Webinar dus. Een webinar geven is echt iets van deze tijd. Het is hip en happening. Toch kent het webinar al een geschiedenis en is het concept flink veranderd qua vorm en stijl.

Jaren geleden werd via een webuitzending lesgegeven. Veel universiteiten maakten er gebruik van. Op deze manier konden veel meer mensen het college volgen.

Sales-webinar

Later werd het webinar ontdekt als marketinginstrument. Je kunt namelijk de show stelen op internet én gebruikmaken van de interactie met je klant. Daarmee was de sales-webinar geboren. Eigenlijk is het een college gecombineerd met verkoop. Je kent het wel: een webinar met tien tips om betere teksten voor je website te schrijven. Veel mensen hebben deze vorm gebruikt en is voor sommigen nog steeds lucratief.

Het nadeel van de sales-webinar is dat het irritatie kan opwekken bij kijkers. Het wordt herkend als verkoopstrategie, waarbij de gegeven tips dienen als ‘lokkertje’ of lead magnet.

Van nemen naar geven

In de webinars van tegenwoordig wordt marketing gebruikt om de verbinding aan te gaan met je doelgroep zonder dat je iets terug verwacht. Jouw inzet is dus niet direct bedoeld voor sales, maar voor engagement van je klant.

Hoe je dat doet? Door waardevolle en goede content te creëren. Besteed daarom veel aandacht aan een juiste balans tussen geven en nemen. Veel mensen schrijven zich niet in voor een webinar als ze nog niet overtuigd zijn van de meerwaarde.
Conclusie: bied eerst iets waardevols aan en oogst later. Dit heeft vaak tijd nodig en gebeurt meestal niet in hetzelfde webinar.

Het weggeven van waardevolle content opent nieuwe deuren. Je investeert in je doelgroep en de kijker leert jou steeds beter kennen. Op deze manier creëer je een gunfactor. Ook investeren in de uitleg over jouw vak(gebied) werpt zo z’n vruchten af. Combineer dat met een houding waardoor je lekker stevig in je schoenen staat en je ontvangt door je harde werken een expertstatus. Webinars geven vraagt wat van je, maar kan ook hele mooie dingen voor jou en jouw bedrijf opleveren.

Webinars nu: talkshows

De laatste tijd ontwikkelen webinars zich steeds meer richting talkshows. Je bent in gesprek met de kijker, maar dan met meerdere mensen in de studio. Je kunt een gast interviewen op afstand door een live internetverbinding. Eigenlijk komt het erop neer dat er minder dia’s en meer mensen in beeld zijn. De aanwezigen in de studio spreken samen over het onderwerp van het webinar. Ook hier geldt dat je de gunfactor en expertstatus bereikt met je webinar.

Wie kijken webinars?

Een webinar kijk je vaak niet zomaar: jouw toekomstige kijker moet zich inschrijven voor een webinar of op een bepaalde tijd zijn of haar Facebook of Youtube openen. Zeker nu er steeds meer webinars gegeven worden, kun je webinar bingewatchen als je wilt. De kijker is steeds kritischer en een webinar moet vooraf veelbelovend zijn om de doelgroep voor zich te winnen.

Webinarkijkers hebben voornamelijk een leerbehoefte en nieuwsgierigheid op het specifieke onderwerp van het webinar. Veel webinarkijkers zijn vakprofessionals en ondernemers die webinars volgen over – hoe verrassend – hun vakgebied. Ze willen zichzelf trainen en ontwikkelen op het gebied waar het webinar over gaat.

Je herkent het vast wel: een YouTube video kijken om iets te leren. Bedenk dat diezelfde YouTube-kijker ook zomaar een live webinar zou willen kijken over dat onderwerp.
Als een webinar voorziet in een leerbehoefte van een doelgroep, dan wordt de kans op kijkers veel groter.

Wie geven webinars?

Iedereen kan een webinar geven. Jij, je buurman, je collega of werkgever. Over het algemeen kunnen we toch wel stellen dat een webinar geschikt is voor iedereen die behoefte heeft aan marketing of kennisuitwisseling.

Ook jij kunt een webinar geven. Een goed webinar vraagt wel tijd en aandacht. Zie een webinar als een kans om in contact te komen met je doelgroep. Daar wil je wel tijd voor maken, toch?! Presenteer jouw boodschap, product, dienst maar vooral jezélf! Zoals tegenwoordig vaak wordt gezegd: B2B en B2C bestaat niet meer. Het is H2H, oftewel: Human to Human.

Zelf maken we ook gebruik van live video en webinars. Daarin proberen we heel authentiek en eerlijk te zijn, zodat de kijker ons echt leert kennen. We krijgen daar van klanten vaak leuke reacties op. Door authentiek te zijn kunnen mensen zich aan je verbinden. Deze stijl komt overigens steeds vaker terug in webinars. Niet meer de dure en strakke studio’s, maar een gezellig studio hoekje in je eigen gebouw of werkomgeving. .

Wat levert een webinar op?

Om met de deur in huis te vallen: dat verschilt. Het hangt namelijk volledig van jouw doel af. Wat wil jij met jouw webinar bereiken? Wanneer je voor een non-profit organisatie werkt, is jouw doel om anderen te informeren over een bepaalde ontwikkeling. Zowel interne als externe communicatie. Een webinar heeft dan vooral een communicatieve functie. De essentie van een webinar is dat het interactie oplevert met de doelgroep en dat jij je kunt presenteren. Het komt heel dicht bij een live ontmoeting. Dat is wel iets anders dan een nieuwsbrief of bedrijfsvideo…

Je kunt jouw webinar ook inzetten voor een commerciële doeleinden. Je focust je dan vaak op het onderhouden van contact, het genereren van leads of het verkopen van producten of diensten. Jouw webinar wordt dan een lead generator.

Een webinar levert meestal contactgegevens op van de mensen die geïnteresseerd zijn in het onderwerp. Jouw doelgroep dus. Deze contactgegevens kun je gebruiken in je verdere marketing. Het is veel waard dat deze doelgroep de tijd en moeite neemt om naar jouw verhaal te luisteren en kijken. Kortom: goede exposure voor jouw organisatie waarmee je weer top of mind bent bij je doelgroep. Zo creëer je bereik en nieuwe leads!

Je kunt dus jouw doelgroepen aanspreken met een webinar. Het voordeel van een webinar is dat je zeker weet dat je geïnteresseerd publiek hebt. Ze nemen namelijk de moeite om bij het webinar aanwezig te zijn. Eigenlijk zijn deze mensen jouw potentiële klanten.

Een webinar is heus niet alleen geven, maar ook nemen. Je kunt veel leren door het geven van een webinar. De interactie met je kijkers kun je zien als één groot leermoment. Zo kom je erachter waar ze tegenaan lopen, wat je kijkers zo bezig houdt en welke wensen en behoeften zij hebben. Deze informatie kun je gebruiken om jouw diensten en producten te verbeteren.

Het doet er ook niet zoveel toe of je tien of honderd kijkers hebt. Het gaat om de vraag hoe waardevol deze kijkers zijn voor jou. Zeker nu er zoveel webinars worden gegeven, is de concurrentie onderling wat sterker. Dit betekent dat je kwalitatief goede webinars moet geven, maar ook dat je de kijkcijfers in de juiste context moet plaatsen. Liever minder kijkers met een hogere conversie dan veel kijkers en een heel lage conversie.

Hoe maak je een webinar?

Je wilt graag een webinar maken. Sommige mensen zien daar best tegenop. Laat ons je geruststellen: je hoeft je niet anders voor te doen dan je bent. Sterker nog, wees juist authentiek en lekker jezelf. Dat wordt zeker gewaardeerd. Fouten maken mag en wees open naar je kijkers toe. Op het moment dat jij overtuigd bent van de dingen die je zegt, zullen jouw kijkers ook overtuigd raken. En laten we eerlijk zijn: jij bent uniek en een expert in jouw vakgebied. Als jij gelooft in jouw verhaal, dan straalt dat professionaliteit uit!

Misschien is de weg naar de webinar toe minstens zo belangrijk – of misschien nog belangrijker – dan het webinar zelf. Maar welke stappen moet je daarvoor doorlopen? Daarover zijn boeken vol geschreven. Om je een beetje op weg te helpen, hebben we hieronder in grote lijnen opgeschreven waar je aan moet denken. We onderscheiden verschillende fases.

1. Oriëntatie

Voordat je überhaupt met je webinar start, is het van groot belang om jezelf af te vragen wie jouw doelgroep is en welke boodschap je wilt overbrengen. Definieer zo duidelijk mogelijk wie zij zijn en wat jouw doelgroep bezighoudt. Breng in kaart met welke problemen en obstakels ze worstelen en wat hun verlangen is. Bepaal nu welke oplossing jij hen biedt door dit webinar te geven. Dat is best een belangrijke stap. Een webinar moet tegenwoordig namelijk echt een waardevolle bijdrage leveren, anders zullen kijkers snel afhaken. Sterker nog: als jij in je campagne niet ‘raak schiet’ zullen mensen je webinar niet eens bezoeken.

2. Doelstelling

Nu je je doelgroep in beeld hebt gebracht, gaan we nadenken over de vorm en inhoud van jouw webinar. Van abstract naar concreet! Stel geen vage doelen voor jezelf, maar formuleer helder wat je aan je publiek wilt overbrengen. Niet alleen qua kennis en informatie, maar ook welk beeld je van jezelf wilt neerzetten. Wat is jouw profiel? Wat wil je met je webinar bereiken? Welke call to action ga je doen?

3. Campagne starten

Wanneer je deze situatie voor jezelf helder hebt, is het tijd om mensen te wijzen op jouw aanstaande webinar. Dit mogen ze natuurlijk niet missen!
Neem ruim de tijd om jouw campagne op te starten. Begin uiterlijk zes weken van tevoren. Maak een aansprekende campagne die gericht is op jouw doelgroep. Op deze manier kun je mensen teasen. Dit kan op allerlei manieren, bijvoorbeeld via een aantrekkelijke video. Vergeet trouwens niet om tijdens dit proces ook gebruik te maken van je bestaande netwerk en contactlijsten.

Tip: De titel van je webinar doet er enorm toe. Vermijd titel als: ‘Uitleg over….’ Je kunt dan bijvoorbeeld beter zeggen:

  • Vijf tips om te scoren met…
  • Zeven redenen waarom jij geen…
  • Drie meest gemaakte fouten… .

Je kunt gebruik maken van een landingspagina. Hier kunnen mensen zich inschrijven voor jouw webinar. Vertel ze waar en hoe laat ze jou kunnen vinden. Dit is ook het moment waarop je ze kunt duidelijk maken wat ze precies van jouw webinar kunnen verwachten. Welk onderwerp wordt er besproken en wat kunnen ze precies van jou leren? Na de inschrijving ontvangen zij netjes een inschrijfbewijs en een link naar de webinar. Via een inlogscherm kunnen zij toegang krijgen tot de webinaromgeving. Het voordeel is dat je meteen de contactgegevens van je doelgroep verzamelt. Je gebruikt dan je webinar als lead magnet. Ook wanneer je een webinar via social media geeft, kun je gebruik maken van een landingspagina. Veel betaalde webinarsoftwarepakketten hebben de mogelijkheid van landingspagina’s geïntegreerd. Je kunt dan in aanloop naar het webinar herinneringen sturen. Dit verhoogt de show rate. Wanneer de helft van de ingeschreven personen ook echt aanwezig is, dan doe je het heel goed!

4. Presentatie voorbereiden

De campagne loopt. We focussen ons nu op de presentatie van jouw webinar. Met ‘presentatie’ bedoelen we niet een PowerPoint presentatie. Het gaat om alles wat jij en je eventuele gast gaan vertellen en vertonen tijdens het webinar. Oftewel: welke vorm, informatie en decor?

Plan alvast je volgende webinar in, dan kun je jouw kijkers direct daarvoor uitnodigen.
Veel organisaties hebben webinars een vast onderdeel van de marketingstrategie gemaakt. Doe periodiek een webinar en laat dat aan je kijkers weten door ze te benoemen.

Een webinar moet de nieuwsgierigheid prikkelen. Beeldattractiviteit is daarom heel belangrijk. Als je een webinar van een uur kijkt, dan wil je liever niet constant hetzelfde zien. Zorg dus dat er afwisseling is. Je kunt gebruik maken van visuele toevoegingen zoals afbeeldingen en video’s. Kun je tijdens het webinar schakelen tussen beelden van meerdere camera’s? Dat is helemaal mooi! Je maakt dan een professioneel webinar.

Een tip van ons: wist je dat je PowerPointdia’s kunt opslaan als afbeelding? Het is een handige manier om je plaatjes voor te bereiden. Zet wel de beeldverhouding van je dia’s op 16:9. Dat is de standaard videoverhouding. Jouw plaatjes zijn dan mooi beeldvullend.

5. Webinar uitzenden

Tijdens de uitzending probeer je de ideale balans te vinden tussen aandacht aan jouw kant van de camera en de kant van de kijker. Wanneer je webinar begint, is het goed om direct de kijker de aandacht te geven. Je wilt hem of haar zoveel mogelijk betrekken bij het webinar. Jouw kijkers zijn een belangrijk deel van het succes. En je doet het voor hen. Breng ook dat gevoel over: nodig je kijkers uit om deel te nemen, te reageren en bij te dragen.

Overtuig jouw kijker dat jij degene bent die zijn of haar probleem snapt en kan oplossen. Maak in je webinar ook ruimte voor interactie: laat je kijkers vragen stellen, beantwoord vragen en stel ze natuurlijk ook zelf. Heb letterlijk en figuurlijk een open houding. Wees een luisterend oor en laat kijkers op elkaar reageren. Zorg dus voor een goede mix tussen structuur en interactie. Beloon je kijkers voor de moeite die ze nemen om te reageren.

Geef ook iets aan je publiek als dank voor hun inbreng en aandacht. Je kunt dan denken aan een goede tip, een link naar een gratis download of een kortingscode op een product of dienst.

Het voordeel van een webinar met meerdere personen voor de camera? Je hoeft niet de hele tijd het verhaal in je eentje houden. Niet iedereen ziet het zelf zitten om als host het webinar te leiden. Daarom worden er ook regelmatig webinarhosts ingehuurd. Webinarhosts zijn vaak mensen met een media-achtergrond. Zij zijn gewend om voor de camera te staan en een uitzending volgens een bepaald script te laten lopen. Toch doen veel organisaties het zelf. Online presenteren wordt een competentie die je namelijk het liefst in huis wilt hebben.

6. Follow up

Nadat het webinar is afgelopen wordt vaak iets vergeten: de follow-up. Eigenlijk moet je dit al meenemen en uitdenken in je voorbereiding op je webinar. Het webinar is namelijk ‘de voorzet’, nu is het zaak de bal ‘in te koppen’. Misschien kreeg je tijdens jouw webinar feedback of kritiek. Daar kun je in je follow-up iets mee doen. Laat ook in je follow-up zien dat je de kijker serieus neemt. Bedenk: tijdens het webinar heb je de expertstatus en de gunfactor verdiend. Daar wil je nu de vruchten van plukken. Met welk aanbod ga je nu komen? Een offer they can’t refuse

Wat kost het om een webinar te organiseren?

Een webinar organiseren kan met een heel laag budget. Maar de kosten kunnen ook flink oplopen. Je kunt een webinar maken met de webcam van je laptop vanaf de keukentafel. Wil je groter? Misschien is het wat voor jou om een webinarstudio te huren. Deze studio’s zijn er van klein tot groot. Een grote studio staat vol professionele en dure techniek en er zijn technici aanwezig die het webinar uitzenden. Wil je er ook een presentator bij en een compleet pakket? Dan ben je al gauw vele duizenden euro’s kwijt.

Voor kleine ondernemers of voor particulier gebruik is een laptop met een webcam voldoende. Maar omdat steeds meer bedrijven webinars geven, wordt de concurrentie hoger. Je moet jezelf dus kunnen onderscheiden in kwaliteit. Een webinar moet in deze concurrerende tijd professioneel overkomen.

We kunnen ons voorstellen dat de kosten flink oplopen als je elke webinar in een studio wilt organiseren. Je kunt ook zelf een studio inrichten om kosten te besparen. Je hebt dan eenmalig de aanschafkosten en kunt daarna zo vaak als je wilt live gaan. Ook handig voor teleconferencing met bijvoorbeeld Skype. Zo kom je heel professioneel voor de dag!

Je kunt een webinar uitzenden op social media, bijvoorbeeld Youtube of Facebook. Dat is gratis. Wil je gebruik maken van speciale webinar software? Dan komen die kosten er nog bij. We hebben een speciaal artikel voor je gemaakt waar allerlei software en platforms genoemd staan.

Welke apparatuur heb je nodig om een webinar te maken?

Als kijker heb je weinig nodig. Een device met internet, een telefoon, tablet of computer is al voldoende. Maar als webinarmaker is het een heel ander verhaal. Naast een goede computer heb je ook een camera, microfoon, licht en internet nodig. We lopen het lijstje even met je door.

Computer

Je hebt dus een computer nodig. Op die computer worden de camera(s), de microfoon(s) en andere apparatuur aangesloten. De computer maakt van al deze bronnen het eindresultaat; de uitzending die de kijker te zien krijgt.

De computer moet van goede kwaliteit zijn. Met name de CPU (processor) en de grafische kracht moet van hoge kwaliteit zijn. En hier geldt: hoe meer je wilt, des te hoger de eisen. Dus als je drie of meer camera’s wilt, dan heb je het neusje van de zalm nodig. Terwijl je voor één camera echt wel met minder kunt. Bekijk hier ons artikel over welke computer je kunt kiezen!

Camera’s

Zoals eerder in dit artikel gezegd: webinars gaan steeds vaker op talkshows lijken. Talkshows inclusief interactie met de kijker. Dat betekent dat er steeds meer mensen in beeld komen. Webinars met drie mensen in beeld zijn best normaal aan het worden.

Bij de keuze voor een camera kun je kiezen voor een standaard webcam of een beweegbare camera. Vanuit onze ervaring adviseren we altijd een beweegbare camera. Waarom? Deze camera’s kunnen draaien, kantelen en zoomen. Een standaard webcam heeft deze extra mogelijkheden niet. In onderstaande video leggen we de meerwaarde uit van een beweegbare camera.

Microfoon

Goede audio is heel belangrijk. Niets is zo storend als een webinar met slecht geluid. Kijkers zullen afhaken wanneer je microfoon het niet goed doet. Bedenk maar eens: we vinden radio luisteren prima (alleen geluid, geen beeld). Maar televisie met storend geluid? Dan zappen we gelijk weg.

Investeer daarom in een goede microfoon. Dit kan een draadloze microfoon zijn of een lapèl microfoon (ook wel bekend als Lavelier- of dasspeld microfoon). Bedenk wel dat je niet in een dure sound-studio zit. De kans is groot dat het webinar wordt bekeken op een apparaat met medium speakers. Overdrijf het dus niet, maar kies wel een goede microfoon.

Het voordeel van een headset microfoon of een dasspeld microfoon is dat deze altijd in de buurt van je mond blijft, wat je ook doet en waar je ook zit of staat. Het nadeel van een dasspeld microfoon is dat deze minder goed geluid vangt als je je hoofd draait. Dus zit je tussen andere personen in en kijk je veel om je heen, dan kun je beter een headset microfoon gebruiken. Presenteer je alleen? Dan is een dasspeld prima.

Licht

Mooi en goed licht doet wonderen voor je beeld. Zonder goede belichting zal jouw webinar onprofessioneel overkomen. Daarbij komt dat goedkopere camera’s minder goede sensoren hebben en sowieso inleveren op kwaliteit. Zeker bij minder goede belichting.

Bekijk eens de Webi-One van WebinarWinkel. Daarop zit een softbox met daglichtlampen die zacht daglicht uitstraalt. Dit zorgt ervoor dat er natuurgetrouwe kleuren ontstaan. Daglichtlampen voorkomen dat je bijvoorbeeld vreemd rood of geel uitziet.

In een videocamera en fotocamera zit een sensor. Deze sensor registreert licht en legt dat vast. Fotografie betekent letterlijk “schrijven met licht”. Vroeger gebeurde dat op een filmpje, tegenwoordig gaat dat digitaal. Maar ook in de tegenwoordige camera’s zit een sensor die licht opvangt. Elk voorwerp – ook jij – weerkaatst licht en dat wordt opgevangen door de sensor. Daarom is het belangrijk dat er voldoende licht is, anders ziet de sensor niets.

Internet

Een webinar wordt via het internet uitgezonden. Snel internet is dan noodzakelijk. Let vooral op je uploadsnelheid wanneer je een webinar wilt uitzenden. Een uitzending in Full HD vergt een uploadsnelheid van zo’n 6 Mbps (megabit per seconde). Wil je tijdens je webinar ook iemand interviewen? Dan heb je nog meer nodig. Je kunt heel gemakkelijk jouw uploadsnelheid checken op www.speedtest.net

Tip: gebruik geen WiFi als je een webinar produceert. Draadloos is soms labiel en kan voor vertraging of uitval zorgen. Sluit dus je internetkabel direct aan op de computer.

Profesionelle webinar studio

Welke apparaten heb je absoluut nodig om jouw webinar-uitzending naar profesioneel niveau te krijgen? Welke software heb je nodig om alle systemen met elkaar samen te laten werken? In dit filmpje wordt gedeeld wat jij wilt weten over wat je nodig hebt voor een webinarstudio!

Nu ben jij aan de beurt

En, heb je al een idee hoe een webinar jouw bedrijf of organisatie kan versterken? Geweldig! De mogelijkheden zijn eindeloos.

Webinar studio

We horen graag jouw ideeën zodat we de juiste tools kunnen selecteren. Heb je onze webinar pakketten al gezien?
Ook kun je een training aanvragen om de kneepjes van het online vak te leren. Zo kun je lekker aan de slag gaan en jouw ideeën in de praktijk brengen. Verras je (toekomstige) klanten met jouw unieke aanbod en kennis.

We kunnen ons voorstellen dat je na zoveel informatie zelf aan de slag wilt. We helpen je graag verder. Dus heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op, via de chat, telefoon of het contactformulier.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *